Każdego dnia wysyłamy dziesiątki maili. Korespondujemy ze współpracownikami, przełożonymi, usługodawcami, urzędami i jeszcze długą listą odbiorców naszych wiadomości. Wydawać więc mogłoby się, że przy takiej ilości praktycznych ćwiczeń sztukę pisania wiadomości elektronicznych będziemy mieć w małym palcu. Niestety, okazuje się, popełniamy błędy i to najczęściej wszyscy takie same.

1. WITAM

„Witam” rozpoczynające maile tak mocno zakorzeniło się w naszych mailowych zwyczajach, że naprawdę coraz trudniej spotkać poprawną formę. Językoznawcy prawdopodobnie nie próbowaliby tak wyraźnie podkreślać wagi tego błędu, gdyby nie to, że „witam” to słowo, które ma bardzo jasne znaczenie, zupełnie nie pasujące do formy, jaką jest korespondencja mailowa.

Słowo „witam” w języku polskim zarezerwowane jest dla relacji gospodarz-gość, świadcząc o swego rodzaju nierównorzędności relacji. Wita przecież gospodarz gości – to dla nas naturalne. W korespondencji relacja gospodarz-gość nie występuje, więc używanie zwrotu „witam” jest po prostu nieuzasadnione i jest efektem najczęściej błędnego przyzwyczajenia.

Jak więc prawidłowo zacząć maila? W relacjach oficjalnych możemy użyć eleganckiego zwrotu „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”.

Korespondencję mniej formalną wystarczy rozpoczynać słowami „Dzień dobry!”, a tę kierowaną do osób, do których zwracamy się po imieniu, możemy zaczynać po prostu wołaczem imienia, np. „Aniu!”.

2. SZANOWNI! DRODZY!

Wielu z nas, szukając alternatywy dla „witam”, kierując wiadomości do większej grupy osób, wpada w pułapkę kolejnego błędu, jakim jest używanie na początku swoich wiadomości słów „Szanowni” lub „Drodzy”. Zwroty te występują wyłącznie z wyrazami określającymi, a samodzielnie brzmią sztucznie – widać i słychać w nich tendencję do skrótowości, w tym wypadku nieudaną. Szczególnie niestosownym jest używanie zwrotu „Szanowni!” do osób, z którymi jest się w relacji na pan/pani, gdyż jej formalność nie pozwala na tego typu językowe eksperymenty.

Jeśli więc chcemy korzystać z słów „szanowni” i „drodzy”, musimy dodać do nich dodatkowe słowa, tworząc np. „Szanowni Państwo” lub „Drodzy Koledzy”.

3. PIERWSZE ZDANIE ZAPISUJEMY DUŻĄ LITERĄ? NIEKONIECZNIE

Rozpoczynając nowy akapit, pierwsze zdanie zapisujemy dużą literą – to oczywiste, prawda? Właśnie niekoniecznie. Wszystko bowiem zależy od tego, co po zwrocie rozpoczynającym mail umieścimy – wykrzyknik czy przecinek. Obie to możliwości są odpowiednie, choć z jakiegoś powodu boimy się „krzyczącego” wykrzyknika i częściej wybieramy właśnie przecinek. Po przecinku piszemy małą literą.

Jeśli więc chcesz zapisać „Dzień dobry!”, pierwsze zdanie, w nowym akapicie rozpoczniesz oczywiście dużą literą. Gdy jednak zdecydujesz się na „Dzień dobry,”, pamiętaj, by zacząć małą literą.

4. POZDRAWIAM (PRZECINEK)

Przecinek w mailu pojawia się bardzo często w jeszcze jednym miejscu – prawie na samym końcu. Gdy kończysz wiadomość, żegnasz się słowem, np. „Pozdrawiam” i bardzo często po nim stawiasz przecinek. To źle. Po zwrocie kończącym mail nie powinien pojawić się żaden znak interpunkcyjny. Samo „Pozdrawiam” wystarczy. Bez „kropki nienawiści”, bez przecinka.

Warto pamiętać też, że „pozdrawiam” nie jest uniwersalne. Wiadomości bardziej oficjalne kończymy słowami „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”, przy czym warto pamiętać, że „Z wyrazami szacunku” jest bardziej eleganckie.

Osoby, które pozdrawiania mają dość, w mniej formalnej korespondencji mogą używać np. „Miłego dnia!”.

5. UKRYTE DO WIADOMŚCI

Umieszczanie w kopii wiadomości innych osób nie jest niczym złym, jednak ukrywanie części odbiorców bywa bardzo zdradliwe. Nieszczęście polega na tym, że UDW lubią odpowiadać, co sprawia, że cała konspiracja – i nasza wiarygodność – może legnąć w gruzach. Jeśli chcemy kogoś o czymś dyskretnie poinformować, znacznie lepiej będzie zrobić to w osobnej wiadomości.

Mailowy savoir-vivre nie jest trudny. Wystarczy pamiętaj o kilku prostych zasadach i starać się nie trwać w błędach z przyzwyczajenia. Maile są naszą wizytówką, szczególnie teraz, gdy tak rzadko się widujemy, by porozmawiać.

Artykuł został opublikowany w drugim numerze magazynu HR NA SZPILKACH, który można bezpłatnie pobrać klikając w LINK. Serdecznie polecam lekturę całego magazynu.

 

© 2021 Instytut Etykiety. Realizacja: Dotleniamy.pl