Pisanie maili wydaje się być bardzo proste. Wielu uważa, że korespondencja elektroniczna nie wymaga zachowania zasad obowiązujących w listach i nie różni się szczególnie od posta zamieszczonego na facebook’u. Cytując klasyka – nic bardziej mylnego.
Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego Witam.
Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam? Słowo witam sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji i zarezerwowane jest dla relacji gospodarz-gość. Witać może pani domu, gdy przychodzą goście, witać może dyrektor uczniów w nowej szkole, witać może też uczestników moderator konferencji naukowej.
W Polsce głośnej usłyszeliśmy o tym językowym problemie za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który oświadczył, że na maile zaczynające się od Witam nie będzie odpisywał. Kiedyś nawet myślałam, by pójść w jego ślady, ale nieodpisywanie na wiadomości jest niegrzeczne, a ja wyznaję zasadę, że na nieuprzejmość najlepiej jednak odpowiadać serdecznością.
Na to pytanie istnieje bardzo prosta odpowiedź – grzecznie.
Jeśli wysyłany przez nas mail jest którymś z kolei wymienianym z tą samą osobą, możemy zrezygnować z nagłówka. Pisanie w każdej kolejnej wiadomości Szanowna Pani może wydawać się śmieszne, a nawet budujące niepotrzebny dystans.
Uważajmy na popularne zwroty Drodzy! lub Szanowni!, które – używane samodzielnie – świadczą o naszej niekompetencji językowej. Poprawnie występują one wyłącznie w towarzystwie wyrazów określających, tworząc np. Drodzy Koledzy lub Szanowni Państwo.
Temat wiadomości to jedna z najważniejszych części maila. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni. Tematy należy określać konkretnie np. Weselna lista gości lub Egzamin z retoryki. Jeśli korespondencja trwa dłużej, temat należy zmieniać zgodnie z aktualnym tokiem rozmowy.
Często zapominamy, że po przecinku piszemy małą literą. Gdy więc po zwrocie rozpoczynającym wiadomość, np. Szanowni Państwo umieścimy przecinek, pierwsze zdanie rozpoczniemy małą literą. Gdyby po wspomnianym Szanowni Państwo był wykrzyknik, wtedy faktycznie pierwsze zdanie zapisywalibyśmy dużą literą.
Zakończenie maila to najłatwiejsza sprawa. W korespondencji formalnej możemy użyć zwrotów takich jak Z wyrazami szacunku lub mniej formalnego Z poważaniem, a w korespondencji prywatnej najbardziej oczywistego Pozdrawiam. List elektroniczny powinien zawierać podpis nadawcy, który – podobnie jak nagłówek – może być pomijany przy kolejnych wiadomościach.
Po pozdrowieniu, nie ważne jak formalnym, nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego.
Jeśli nie obserwujesz mnie jeszcze na Instagramie lub Facebooku, serdecznie Cię tam zapraszam. Codziennie dzielę się tam wiedzą z zakresu savoir-vivre’u, protokołu dyplomatycznego i dress codu. Regularnie dzielę się też inspirującymi cytatami i zachęcam do dzielenia się przemyśleniami na temat klasycznego stylu życia. Dzięki Facebookowi możemy być w stałym kontakcie.