Pisanie maili wydaje się być bardzo proste. Wielu uważa, że korespondencja elektroniczna nie wymaga zachowania zasad obowiązujących w listach i nie różni się szczególnie od posta zamieszczonego na facebook’u. Cytując klasyka – nic bardziej mylnego.

  • Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam?
  • Jak rozpocząć wiadomość mailową?
  • Dlaczego ukryte do wiadomości to zbrodnia popełniona na dobrych manierach?

Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam?

Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego Witam.

Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam? Słowo witam sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji i zarezerwowane jest dla relacji gospodarz-gość. Witać może pani domu, gdy przychodzą goście, witać może dyrektor uczniów w nowej szkole, witać może też uczestników moderator konferencji naukowej.

W Polsce głośnej usłyszeliśmy o tym językowym problemie za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który oświadczył, że na maile zaczynające się od Witam nie będzie odpisywał. Kiedyś nawet myślałam, by pójść w jego ślady, ale nieodpisywanie na wiadomości jest niegrzeczne, a ja wyznaję zasadę, że na nieuprzejmość najlepiej jednak odpowiadać serdecznością.

Jak prawidłowo zacząć mail?

Na to pytanie istnieje bardzo prosta odpowiedź – grzecznie.

  • Wiadomości formalne rozpoczynamy zwrotami Szanowna Pani, Szanowny Panie i Szanowni Państwo.
  • Wiadomości formalne kierowane do osób posiadających odpowiednie stopnie lub tytuły zawodowe/naukowe, rozpoczynamy zwrotami takimi jak Szanowny Panie Profesorze czy Szanowny Panie Mecenasie.
  • Maile kierowane do osób, które znamy lub takie, które mają mieć mniej formalny ton, możemy rozpocząć używając zwrotu Dzień dobry, który jest odpowiednim o każdej porze.
  • Wiadomości do osób, z którymi jesteśmy na ty, możemy rozpocząć zwrotem Cześć lub nawet samym imieniem, np. Aniu!

Jeśli wysyłany przez nas mail jest którymś z kolei wymienianym z tą samą osobą, możemy zrezygnować z nagłówka. Pisanie w każdej kolejnej wiadomości Szanowna Pani może wydawać się śmieszne, a nawet budujące niepotrzebny dystans.

Uważajmy na popularne zwroty Drodzy! lub Szanowni!, które – używane samodzielnie – świadczą o naszej niekompetencji językowej. Poprawnie występują one wyłącznie w towarzystwie wyrazów określających, tworząc np. Drodzy Koledzy lub Szanowni Państwo.

Temat i początek wiadomości

Temat wiadomości to jedna z najważniejszych części maila. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni. Tematy należy określać konkretnie np. Weselna lista gości lub Egzamin z retoryki. Jeśli korespondencja trwa dłużej, temat należy zmieniać zgodnie z aktualnym tokiem rozmowy.

Często zapominamy, że po przecinku piszemy małą literą. Gdy więc po zwrocie rozpoczynającym wiadomość, np. Szanowni Państwo umieścimy przecinek, pierwsze zdanie rozpoczniemy małą literą. Gdyby po wspomnianym Szanowni Państwo był wykrzyknik, wtedy faktycznie pierwsze zdanie zapisywalibyśmy dużą literą.

Zakończenie

Zakończenie maila to najłatwiejsza sprawa. W korespondencji formalnej możemy użyć zwrotów takich jak Z wyrazami szacunku lub mniej formalnego Z poważaniem, a w korespondencji prywatnej najbardziej oczywistego Pozdrawiam. List elektroniczny powinien zawierać podpis nadawcy, który – podobnie jak nagłówek – może być pomijany przy kolejnych wiadomościach.

Po pozdrowieniu, nie ważne jak formalnym, nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego.

 5 zasad ułatwiających korzystanie z poczty elektronicznej

  1. Bądź zwięzły – skondensuj swoje myśli tak bardzo, jak to możliwe. W mailu możesz też zjawić temat rozmowy, którą dokończycie osobiście lub drogą telefoniczną.
  2. Sprawdzaj gramatykę i interpunkcję. Większość programów robi to za Ciebie, jednak warto poświęć chwilę na ponowne spojrzenie na tekst. Błąd ortograficzny potrafi czasem słono kosztować.
  3. Unikaj emotikon. Jeśli nie masz 13 lat lub nie piszesz z bardzo bliską osobą, nie używaj ich w ogóle. Wiem, że czasem sam tekst wydaje się zbyt suchy, jednak taka jest jego natura. Nie próbuj udoskonalać go na siłę.
  4. Odpowiadaj w ciągu 24 godzin. Ta zasada pomoże Ci zachować porządek w skrzynce mailowej i sprawi, że nadawcy nie poczują się ignorowani. Jeśli wiesz, że nie będziesz odbierać poczty przez kilka dni, ustaw automatyczną odpowiedź.
  5. Nie spamuj – nie wysyłaj maili do osób, które nie muszą ich czytać. Jeśli w każdym służbowym mailu (nawet tym dotyczącym zepsutego ekspresu) umieszczasz szefa, to prawdopodobnie denerwujesz jego i pozostałych odbiorców.

Jeśli nie obserwujesz mnie jeszcze na Instagramie lub Facebooku, serdecznie Cię tam zapraszam. Codziennie dzielę się tam wiedzą z zakresu savoir-vivre’u, protokołu dyplomatycznego i dress codu. Regularnie dzielę się też inspirującymi cytatami i zachęcam do dzielenia się przemyśleniami na temat klasycznego stylu życia. Dzięki Facebookowi możemy być w stałym kontakcie. 

 

Kontakt

kontakt@instytutetykiety.pl

© 2021 Instytut Etykiety. Realizacja: Dotleniamy.pl