Pisanie maili wydaje się być bardzo proste. Wielu uważa, że korespondencja elektroniczna nie wymaga zachowania zasad obowiązujących w listach i nie różni się szczególnie od posta zamieszczonego na facebook’u. Cytując klasyka – nic bardziej mylnego. Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam, do kogo nie należy pisać i dlaczego ukryte do wiadomości to zbrodnia popełniona na dobrych manierach?
Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego Witam.
Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam? Słowo witam sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji. Witać może pani domu, gdy przychodzą goście, witać może dyrektor uczniów w nowej szkole, witać może też uczestników moderator konferencji naukowej.
W Polsce głośnej usłyszeliśmy o tym językowym problemie za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który oświadczył, że na maile zaczynające się od Witam nie będzie odpisywał. Kiedyś nawet myślałam, by pójść w jego ślady, ale nieodpisywanie na wiadomości jest niegrzeczne, a ja wyznaję zasadę, że na nieuprzejmość najlepiej jednak odpowiadać serdecznością.
Na to pytanie istnieje bardzo prosta odpowiedź – grzecznie. Możemy więc użyć zwrotów Szanowna Pani/Szanowny Panie, Panie Profesorze, a w sytuacjach nieformalnych np. Droga Aniu, Śmiało możemy użyć również zwrotu Dzień dobry, który moim zdaniem pasuje do większości mniej formalnych wiadomości. Jeśli wysyłany przez nas mail jest którymś z kolei wymienianym z tą samą osobą, możemy zrezygnować z nagłówka. Pisanie w każdej kolejnej wiadomości Szanowna Pani może wydawać się śmieszne, a nawet budujące niepotrzebny dystans.
Wiem, że gdzieniegdzie pojawiają się głosy, że dobrym pomysłem jest używanie formy witam serdecznie. Nie spotkałam jednak jeszcze opinii cenionego językoznawcy, który by się z tym zgadzał, więc osobiście nie polecam.
Choć dla wielu nie jest to oczywiste, posiadanie czyjegoś adresu mailowego nie oznacza przyzwolenia na wysłanie mu wiadomości (RODO? :)). Ogólnodostępny adres profesora na uczelni bądź prezesa w firmie nie oznacza, że swobodnie możemy wysłać mu wiadomość. Oczywiście, w większości przypadków osoby te otwarte są na wymianę korespondencji, jednak sama poznałam przypadki, w których wysłanie wiadomości równało się niezaliczeniu przedmiotu.
Maila wysyłamy zawsze do jednej osoby lub do konkretnej grupy osób, które wzajemnie o sobie wiedzą. W ogóle nie jestem zwolenniczką otrzymywania spamu, a bycie jedną z „ukrytych” osób wyjątkowo mnie denerwuje. Mail powinien być spersonalizowany, więc wysyłanie maila z propozycją współpracy do jednocześnie kilku ukrytych firm nie przyniesie raczej oczekiwanego efektu. Wyjątkowo niegrzeczne jest pisanie maila do konkretnej osoby, a w ukrytej kopii umieszczanie innych, np. przełożonego lub współpracownika. Taka forma donoszenia przynosi najwięcej szkody w momencie, w którym ukryta osoba nieopatrznie na tę wiadomość odpisze. Wysyłanie do wielu, używając ukrytej kopii, dopuszczalne jest tylko w sytuacji mocno sformalizowanej i urzędowej. Przykładem może być mail wysyłany z dziekanatu w sprawie odwołania zajęć.
Temat wiadomości to jedna z najważniejszych części maila. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni. Tematy należy określać konkretnie np. Weselna lista gości lub Egzamin z retoryki. Jeśli korespondencja trwa dłużej, temat należy zmieniać zgodnie z aktualnym tokiem rozmowy.
Istotną częścią maila jest również nagłówek, który pomaga odbiorcy zorientować się kto i w jakiej sprawie do niego pisze. Staraj się w pierwszym zdaniu przekazać niezbędne informacje. Uwaga! Jeśli rozpoczęłaś wiadomość od zwrotu zakończonego przecinkiem, to pierwsze zdanie rozpoczynasz małą literą!
Zakończenie maila to najłatwiejsza sprawa. W korespondencji formalnej możemy użyć zwrotów takich jak Z wyrazami szacunku lub mniej formalnego Z poważaniem, a w korespondencji prywatnej najbardziej oczywistego Pozdrawiam. List elektroniczny powinien zawierać podpis nadawcy, który – podobnie jak nagłówek – może być pomijany przy kolejnych wiadomościach.
Bardzo się cieszę, że pierwszy post z cyklu Savoir-vivre dla początkujących tak Wam się spodobał. Obecnie jest drugim najchętniej czytanym postem na blogu (wyprzedza go tylko ten o pomysłach na prezent dla babci i dziadka), Mam nadzieję, że jasno opisałam, dlaczego nie zaczynamy maili od Witam – jeśli macie dodatkowe pytania, dajcie znać! Napiszcie też w komentarzach, czy Wy również zwracacie uwagę na mailowy savoir-vivre i jakie błędy najczęściej dostrzegacie.
Jeśli nie obserwujesz mnie jeszcze na Facebooku, serdecznie Cię tam zapraszam. Codziennie dzielę się tam wiedzą z zakresu savoir-vivre’u, protokołu dyplomatycznego i dress codu. Regularnie dzielę się też inspirującymi cytatami i zachęcam do dzielenia się przemyśleniami na temat klasycznego stylu życia. Dzięki Facebookowi możemy być w stałym kontakcie.
